Welke kosten kun je aftrekken van een transitievergoeding?

transitieBij beëindiging van een arbeidsovereenkomst die tenminste 2 jaar heeft geduurd, bent u sinds 1 juli 2015 uw werknemer een transitievergoeding verschuldigd. Dit als compensatie voor het ontslag en om de transitie naar een andere baan te vergemakkelijken.

Onder bepaalde voorwaarden mag je als werkgever zowel transitiekosten als inzetbaarheidskosten in mindering brengen op een verschuldigde transitievergoeding. Hieronder licht ik toe welke kosten aftrekbaar zijn en welke niet. Voor de volledigheid licht ik eerst enkele begrippen toe.

Transitievergoeding

Transitievergoeding is een vergoeding ter compensatie voor het ontslag en om de transitie naar een andere baan te vergemakkelijken. Als werkgever ben je deze vergoeding verschuldigd, na ontslag van een werknemer, bij een dienstverband van 2 jaar of langer. De vergoeding wordt bepaald op basis van het maandsalaris én het aantal halve dienstjaren.

De hoofdregel is: 1/6 maandsalaris per elk half dienstjaar in de eerste 10 jaar van een arbeidsovereenkomst en 1/4 maandsalaris per half dienstjaar langer dan 10 jaar.

Transitiekosten

Transitiekosten zijn kosten die de werkgever maakt in verband met het beëindigen van de arbeidsovereenkomst en die erop gericht zijn om de werkloosheid van de medewerker te voorkomen of te bekorten. Denk hierbij aan kosten voor outplacement, scholing of het hanteren van een langere opzegtermijn dan contractueel is afgesproken (en waarin de medewerker grotendeels is vrijgesteld van werk).

Inzetbaarheidskosten

Bij inzetbaarheidskosten gaat het om kosten die verband houden met het bevorderen van de inzetbaarheid van de werknemer buiten de huidige organisatie. Deze kosten zijn tijdens het dienstverband zijn gemaakt [voordat er sprake was van dreigend ontslag] en die erop gericht zijn om de medewerker breder inzetbaar te maken op de arbeidsmarkt. Het gaat dan bijvoorbeeld om scholingskosten die niet in directe relatie staan tot de huidige functie of een mogelijk toekomstige functie bij de werkgever

Van belang is natuurlijk om duidelijk te weten wanneer u deze gemaakte kosten in mindering kunt brengen op de transitievergoeding.

Beide kosten kunnen alleen in mindering gebracht worden als de medewerker daar vooraf toestemming voor heeft gegeven en dit ook schriftelijk is vastgelegd.

Je kunt hierbij denken aan een (studie)overeenkomst waarin expliciet vermeld staat dat de gemaakte kosten, in geval van beëindiging van de arbeidsovereenkomst, in mindering gebracht kunnen worden op een eventuele transitievergoeding.

Tip! Pas hier uw standaard (studie)overeenkomst op aan.

Bij collectieve afspraken, zoals een cao of sociaal plan, is vooraf schriftelijke instemming niet nodig. Ook bij kosten van een duale opleiding is het niet nodig.

De kosten mogen afgetrokken worden als ze ook daadwerkelijk gemaakt worden door de werkgever die de transitievergoeding betaald. Inzetbaarheidskosten en transitiekosten gemaakt bij een voorafgaande werkgever (rechtsvoorganger) kunnen dus niet worden afgetrokken. Wel tellen deze dienstjaren mee bij de berekening van hoogte van de transitievergoeding.

Daarnaast geldt nog dat het moet gaan om ‘harde’ kosten, dus loonkosten tijdens bijvoorbeeld een opleiding tellen niet mee. Ook mogen de kosten niet buitensporig hoog zijn en moeten de kosten gemaakt zijn binnen de periode van vijf jaar voorafgaand, tenzij onderling anders is overeengekomen.

Als laatste geldt nog dat de transitiekosten, die bestaan uit het in acht nemen van een langere opzegtermijn door de werkgever, alleen aftrekbaar zijn als de werknemer gedurende deze termijn is vrijgesteld van werkzaamheden.

In praktijk zien we niet heel vaak dat er kosten in mindering gebracht worden op de vergoeding. Waarschijnlijk komt dit doordat er vooraf niet voldoende bij stilgestaan wordt. Als werkgever kun je dit dus, met wat kleine aanpassingen in je standaard (studie)overeenkomsten ondervangen. Nadat de kosten al gemaakt zijn, kun je ze niet meer aftrekken.

Deze blog is geschreven door Femke Jansen. Als je wilt reageren of vragen hebt, neem dan gerust contact op via HRevolutie@dajc.nl.