Met de verlenging van de Corona-maatregelen werken veel mensen ook de komende tijd nog vanuit huis. Misschien verlang je inmiddels meer dan ooit naar een kop koffie met collega’s in de kantoortuin waar je elkaar weer kunt ontmoeten en face-to-face kunt (samen)werken. Maar is die kantoortuin nu werkelijk zo goed voor ons en onze effectiviteit op het werk?
Klachten
Voordat het Corona-virus zijn intrede maakte in Nederland werd er door diverse media en HR platformen aandacht besteed aan kantoortuinen. Aanleiding was het tv-programma ‘De Monitor’, uitgezonden door KRO-NCRV op 24 februari 2020, waarin naar voren kwam dat veel Nederlandse bedrijfsartsen klachten krijgen van medewerkers over het werken in een kantoortuin. Uit een rondgang onder ruim negentig leden van de Nederlandse Verenging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde (NVAB) blijkt dat meer dan 90% van de bedrijfsartsen medewerkers ziet die de kantoortuin als één van de oorzaken van hun verzuim noemen. Medewerkers ervaren met name geluidshinder (93%) en concentratieverlies (94%) als belangrijkste oorzaken van hun klachten. Medewerkers zouden veel te veel prikkels krijgen in de kantoortuin, onder andere door collega’s die rondlopen. Ook wordt gebrek aan privacy regelmatig genoemd. [1]
Uit deze cijfers kun je concluderen dat het merendeel van de medewerkers die bij de bedrijfsarts komt de kantoortuin als negatief ervaart. Wel is het slechts één van de oorzaken voor het verzuim. Er zijn dus ook andere factoren die leiden tot verzuim. Ondanks dat dit onderzoek alleen gedaan is onder medewerkers die daadwerkelijk bij de bedrijfsarts kwamen, lijkt het er sterk op dat werken in een kantoortuin leidt tot hogere verzuimcijfers.
Positieve effecten
Veel mensen werken tegenwoordig parttime en/of deels thuis. Organisaties kiezen daarom vaak voor kantoortuinen vanwege kostenbesparing. Het gevolg hiervan is dat niet voor elke medewerker een eigen werkplek wordt ingericht. Kantoortuinen zijn vaak zo ingericht dat je een werkplek kunt kiezen die aansluit bij het type werk wat je op een bepaald moment wilt doen. Soms heb je een concentratieplek nodig, soms juist een plek om met collega’s van diverse afdelingen te brainstormen over een project. Hierdoor spreek je vaker collega’s van andere afdelingen en krijg je meer mee van wat er binnen de organisatie speelt. De variatie in type werkplekken en de dynamiek die dit met zich mee brengt, zorgt er voor dat medewerkers kantoortuinen als verruimend en prettig kunnen ervaren.
Daarnaast blijkt uit de resultaten van een studie aan de Universiteit van Arizona als bijkomend voordeel van de kantoortuin dat medewerkers meer in beweging zijn. [2] Dit heeft een positief effect op de gezondheid van medewerkers. De voor- en nadelen van werken in een kantoortuin zullen echter per medewerker verschillen. Dit hangt nauw samen met persoonlijke voorkeuren, maar ook met de inrichtingskeuzes van de organisatie.
Wie betrek je?
Antwan van Haaren – Adviseur Gezonde Gebouwen bij onafhankelijk adviesbureau DGMR – ziet vaak dat organisaties niet goed nadenken over de inrichting van een werkomgeving. Hij herkent de klachten die bij bedrijfsartsen binnenkomen. Volgens Van Haaren is het vooral van belang dat werkgevers nadenken over het type werk wat hun medewerkers doen. [3] Ik kan mij vinden in dit standpunt. Voor de ene functie heb je nu eenmaal vooral concentratieplekken nodig, terwijl er voor de andere functie juist diverse soorten vergaderruimtes nodig zijn. Daarnaast heeft elke medewerker zijn/haar eigen voorkeuren. Hoe kun je daar als werkgever rekening mee houden?
Vanuit mijn rol als interim HR Adviseur kom ik bij diverse opdrachtgevers. Hierdoor heb ik zelf in verschillende kantooromgevingen gewerkt en ben ik met medewerkers in gesprek gegaan over de inrichting van hun werkplek. Daarnaast ben ik een aantal jaren geleden zelf nauw betrokken geweest bij de inrichting van een nieuw kantoor. Door deze ervaringen en gesprekken weet ik hoe belangrijk het is om samen met medewerkers (en een architect) een doordacht plan te maken voor de inrichting van een kantoor. Zo krijg je vaak hele goede ideeën en input over wat er minimaal in een kantoor nodig is. Uiteindelijk komt dit het draagvlak én werkplezier van de medewerkers ten goede. Behalve dat het belangrijk is om medewerkers te betrekken, is het ook in de Wet op Ondernemingsraden (WOR) vastgelegd dat werkgevers de medezeggenschap hier nadrukkelijk over dienen te raadplegen. Het gaat immers over arbeidsomstandigheden (WOR artikel 25 en artikel 27, lid 1).
Uit ervaring weet ik ook wat de toegevoegde waarde van een architect is. Architecten hebben niet alleen gevoel voor een mooi interieur. Ze hebben juist ook oog voor de details die je niet opmerkt als de inrichting goed is maar gaan storen als zaken niet goed op elkaar zijn afgestemd. Zo houdt een architect rekening met zaken als akoestiek, lichtinval, de manier waarop mensen in het kantoor willen (samen)werken, loopbewegingen, klimaatbeheersing en ergonomische aspecten. Een architect kan vaak ook goed de voorkeuren van organisatie en medewerkers samenbrengen en deze vertalen naar een inrichting die zowel aansluit bij de doelen van de organisatie als de wensen van de medewerkers.
De juiste inrichtingskeuzes
Worden inrichtingskeuzes gedreven vanuit kostenbesparing of wordt er ook gekeken hoe er op een duurzame manier kan worden samengewerkt, passend bij de organisatiestrategie en -cultuur? Dit kan per organisatie behoorlijk verschillen, mede afhankelijk van de beschikbare financiële middelen. Uit ervaring weet ik dat het enorm belangrijk is om een inrichting te kiezen die aansluit bij de organisatiestrategie en -cultuur én tegelijkertijd rekening houdt met het type werk wat de verschillende medewerkers doen. Vergeet ook niet om de medewerkers hier actief bij te betrekken en een belangrijke stem te geven in het bepalen van de inrichting. Je kunt het natuurlijk niet iedereen naar de zin maken, maar vaak zijn er met simpele aanpassingen hele goede én betaalbare oplossingen te bedenken waardoor meer medewerkers zich kunnen vinden in een bepaalde kantoorinrichting.
Verder is het belangrijk om de werkomgeving regelmatig te evalueren met medewerkers. Voldoet het kantoor nog? Wordt er na een paar jaar nog op dezelfde manier gewerkt? En past de inrichting daar ook nog steeds bij? Blijf hierover met elkaar in gesprek. De inrichting van een kantoor kan immers erg bepalend zijn voor het werkplezier van je medewerkers.
Wat leren we in deze bijzondere periode van zoveel mogelijk thuiswerken?
Door een crisis word je vaak gedwongen om te veranderen, zo ook in tijden van de Corona-crisis. We ontdekken nieuwe manieren van (samen)werken op afstand. De een is er nog handiger in dan de ander. Zelf ervaar ik dat de interactie met collega’s en het face-to-face contact heel belangrijk zijn om prettig en goed te kunnen (samen)werken. In een gastcolumn bij RTL Z las ik hier ook over; je wilt mensen in de ogen kunnen kijken, interactie met elkaar hebben om van elkaar te leren, elkaar te kunnen aanvullen, elkaar te vertrouwen en natuurlijk lol te hebben samen. [4]
Ook columniste en redactrice Japke-d. Bouma schrijft hierover in het NRC. Ze denkt dat het einde van de kantoortuin in zicht is. Nederland wordt aangemoedigd om de ‘anderhalve-meter-samenleving’ vorm te geven en dat kan niet anders dan effect hebben op de kantoortuin. Ze hoopt dat we daarbij de mooie dingen van kantoor kunnen behouden: “de fietstocht naar het werk, de snacks in de kantine, het uitzicht vanaf de elfde verdieping, de printer, „de eigenwijze millennials”(niet mijn woorden), de saucijzenbroodjes, het tafelvoetbal, de slechte koffie, maar ook dat de werkdag weer klaar is, en niet naadloos in de avond overloopt – het thuiskomen”. [5]
De meningen over de kantoortuin zijn flink verdeeld en dat zal niet veranderen door de Corona-maatregelen. Mijn advies aan medewerkers en organisaties? Ga in gesprek met je leidinggevende als je moeite hebt met werken in de kantoortuin. Bespreek welke aanpassingen op kantoor of in de samenwerking zouden kunnen helpen om prettiger te werken. Wellicht kan deels thuiswerken een oplossing zijn? Maak het bespreekbaar! Dit is hét moment, want werkgevers zijn ongetwijfeld al aan het nadenken over aanpassingen in de werkomgeving en de manier van (samen)werken nu de ‘anderhalve-meter-samenleving’ naar verwachting het nieuwe normaal wordt. Werkgevers zou ik nog meer dan anders willen aanmoedigen om regelmatig de werkomgeving en manier van (samen)werken op de agenda te zetten en hierover in gesprek te gaan met medewerkers. Laat merken dat je open staat voor andere inzichten. Vaak kunnen kleine aanpassingen of afspraken al voor meer werkplezier én een gezondere werkomgeving zorgen. Daar is uiteindelijk iedereen mee geholpen!
Deze blog is geschreven door Janneke Busser-Kanis