Talent is volop aanwezig, maar niet altijd op de plek waar het ook echt nodig is. Daarom kiezen bedrijven er steeds vaker voor om in hun zoektocht naar ‘de juiste medewerker op de juiste plek’ over de grens te kijken. Letterlijk, want in de huidige, continu veranderende en globaliserende (economische) wereld is wereldwijd zaken doen geen uitzondering meer. Deze internationalisering zie je ook terug op de arbeidsmarkt, waar jongere generaties verschijnen die hun grenzen willen verleggen en de wereld als hun werkplek beschouwen. Medewerkers worden regelmatig voor korte of langere tijd naar het buitenland gestuurd om werkzaamheden te verrichten, daar waar hun talent op dat moment het meest nodig is. Dit heeft tot gevolg dat bedrijven specifieke arbeidsvoorwaarden inrichten voor hun internationale medewerkers om hen, en in sommige gevallen ook hun families, voldoende te ondersteunen. Omdat het bedrijf dit wil faciliteren, maar ook omdat het bedrijf compliant moet zijn.
Internationale arbeidsvoorwaarden
Arbeidsvoorwaarden voor internationale medewerkers wijken af van de arbeidsvoorwaarden voor reguliere medewerkers in het thuisland én het gastland. De mate waarop deze afwijken, varieert per type uitzending. Meestal wordt er onderscheid gemaakt tussen:
Zakenreizen
Medewerkers reizen op regelmatige basis naar een of meerdere landen. Veel werkgevers zijn echter niet op de hoogte dat zakenreizen impact kunnen hebben op sociale zekerheid of verplichtingen met betrekking tot belasting.
Commuter
Medewerkers reizen frequent op en neer tussen thuisland en gastland. Dit kan dagelijks zijn, maar ook (twee)wekelijks of maandelijks. Dit type uitzending heeft meestal invloed op sociale zekerheidsrechten. Daarnaast kan het zijn dat loonbelastingen in meerdere landen moet worden afgedragen. Werkgevers kennen overigens in de praktijk soms een additionele vergoeding toe voor dagdagelijkse uitgaven omdat de levensstandaard afwijkt van die in het thuisland.
Kortdurende uitzending
De kortdurende uitzending varieert doorgaans van 3 maanden tot circa 12 maanden. Familieleden blijven achter in het thuisland en de medewerker mag een aantal keer op en neer reizen. Voor huisvesting van de medewerker wordt vaak gezorgd in de vorm van gemeubileerde woonruimte.
Langdurige uitzending
De langdurige uitzending duurt tenminste langer dan 1 jaar maar varieert meestal van 3 jaar tot maximaal 5 jaar. Dit is de traditionele ‘expat’ uitzending waarbij de medewerker met partner en kinderen voor een paar jaar naar het gastland vertrekt. Dit is een complexer type uitzendingen, waarbij de werkgever de meeste ondersteuning zal bieden. Denk bijvoorbeeld aan het faciliteren van de verhuizing, ondersteuning bij het vinden van huisvesting of passend onderwijs en vergoeding van eventuele hogere kosten, ondersteuning met betrekking tot belasting in beide landen voor de gehele duur van de uitzending of cultuur- en taaltraining. Hoe dit wordt ingevuld, kan per werkgever variëren.
Lokaal contract
Een lokaal contract kan ofwel voortvloeien uit een long-term uitzending ofwel van toepassing zijn vanaf aanvang van de uitzending. In het eerste geval duurt de uitzending langer dan 5 jaar en gaat de medewerker over op een lokaal contract. Meestal is er dan een overgangsperiode waarin de internationale arbeidsvoorwaarden worden afgebouwd alvorens de medewerker volledig op lokaal contract overgaat. Het is echter ook mogelijk dat een medewerker al bij aanvang op lokaal contract in het gastland gaat werken. Arbeidsvoorwaarden zijn dan gelijk aan die in het gastland. In principe is er dan geen sprake meer van een uitzending. Sommige werkgevers kiezen er dan wel voor om bepaalde vergoedingen of bepaalde ondersteuning nog wel aan te bieden. Het feit blijft immers dat de medewerker bereid is het thuisland achter te laten voor een (werk)leven in het gastland.
Uit de praktijk blijkt dat werkgevers niet altijd een duidelijk arbeidsvoorwaardelijk onderscheid maken tussen de verschillende typen uitzendingen. Het is echter raadzaam dit wel te doen; per type uitzending een arbeidsvoorwaardenpakket hanteren. Binnen een type uitzending kan daarin ook nog een variatie of keuzemogelijkheid worden aangebracht. Waak er als werkgever echter wel voor dat je niet té veel diversiteit aanbrengt in type uitzendingen en bijbehorende arbeidsvoorwaarden. Dit maakt internationaal HR management onnodig complex.
Verplichtingen bij internationale arbeid
Internationale arbeid is dus een complex gegeven. Niet alleen omdat werkgevers er goed aan doen verschil te maken tussen de verschillende typen uitzendingen, maar ook omdat werkgevers te maken krijgen met allerlei (wettelijke) verplichtingen. Verplichtingen worden grotendeels bepaald door afwijkende wet- en regelgeving in het gastland. Een belangrijk aspect is immigratie. Wat moet er geregeld worden om te zorgen dat de medewerker legaal in een ander land kan wonen én werken? Worden partner en/of kinderen als zodanig erkend door de lokale wet? Komen zij voor een verblijfsvergunning en eventueel een werkvergunning in aanmerking? Een andere belangrijk aspect betreft belasting en sociale zekerheid. Internationale arbeid kan belastingtechnisch gezien zeer complex worden. Afhankelijk van de duur van het verblijf in het buitenland en de inhoud van internationale verdragen is belastingaangifte in het buitenland een vereiste. Hetzelfde geldt voor de sociale zekerheid. Het is belangrijk dat bedrijven inzichtelijk hebben wat de consequenties zijn voor de sociale zekerheid van medewerker en eventuele familieleden. Kan men sociaal verzekerd blijven in het thuisland of is dat niet mogelijk? Dit heeft ook invloed op bijvoorbeeld de voortzetting van pensioenvoorzieningen in het thuisland.
Wederzijdse verwachtingen
Naast alle formele verplichtingen krijg je bij internationale arbeid ook altijd te maken met wederzijdse verwachtingen van werkgever en medewerker ten aanzien van werken in het buitenland, het zogenoemde psychologische contract. Zo zal de medewerker bepaalde verwachtingen hebben over wat het (financieel) oplevert als ze bereid zijn huis en haard achter zich te laten om in een ander land te gaan werken. Maar ook verwachtingen van de medewerker en eventuele familieleden als het gaat om faciliteiten als huisvesting, onderwijs (internationale) zorgverzekering of de frequentie waarmee de medewerker terug mag reizen naar het thuisland. Dit wordt ondersteund door coördinatie en relocatie. Tegelijkertijd zal de werkgever ook bepaalde verwachtingen hebben over wat het de organisatie oplevert om te investeren in internationale arbeid. Niet alleen de daadwerkelijk ‘return on investment’ maar ook de kennis en ervaring die de medewerker opdoet en met zich meebrengt naar het thuisland. Of de ontwikkeling die de medewerker als persoon doormaakt en hoe de organisatie dit kan inzetten bij terugkomst in het thuisland.
Rol van HR
Voor wat betreft de verplichtingen en verwachtingen ligt er een belangrijke taak voor (internationaal) HR. Het is essentieel om afspraken over internationale arbeidsvoorwaarden vast te leggen en wederzijdse verwachtingen uit te spreken om teleurstellingen te voorkomen. Op individueel niveau én organisatie breed. Als bedrijf doe je er daarom goed aan om het standpunt met betrekking tot internationale arbeid te formaliseren in zogenoemde ‘global policies’. Hierin wordt per type uitzending beschreven welke arbeidsvoorwaarden specifiek van toepassing zijn op de internationale medewerkers.
Internationaal management
Het is goed te realiseren dat het managen van internationale medewerkers een vak apart is. Hoewel veel werkgevers deze verantwoordelijkheid bij HR leggen, is het goed te realiseren dat meer gespecialiseerde kennis en ervaring een waardevolle toevoeging kan zijn om internationale arbeid in goede banen te leiden en tegelijkertijd compliant te zijn aan alle wet- en regelgeving. Een samenwerking met specialisten in internationaal management is zeker geen overbodige luxe. Sommige specialisten kunnen volledig ontzorgen als het gaat om internationale arbeid, maar het is ook zeker mogelijk om verschillende specialisten in te schakelen voor de verschillende aspecten die horen bij internationale arbeid (immigratie, belasting, sociale zekerheid, relocatie, coördinatie). Dit zie je bijvoorbeeld bij grote, internationale bedrijven die wel een aparte afdeling hebben die zich richt op het managen van internationale uitzendingen en alles wat daarbij komt kijken, maar voor met name belasting- en immigratie vraagstukken willen schakelen met experts. Welke ondersteuning passend is, hangt uiteraard af van het soort vraagstukken en de kennis die het bedrijf zelf al in huis heeft, maar ook bij DAJC HRevolutie kunt u terecht voor advies over internationale arbeidsvoorwaarden.
Deze blog is geschreven door Charlotte Menting