Arbeidsvoorwaarden zijn er in verschillende soorten en maten, maar in bijna elke organisatie aanwezig. Het zijn de voorwaarden waaronder je werkt, zoals arbeidsduur, salaris en vakantiedagen. Arbeidsvoorwaarden zijn afspraken tussen werkgever en de medewerker en worden doorgaans vastgelegd in de arbeidsovereenkomst. Een cao kan ook richtinggevend zijn voor de invulling van de arbeidsvoorwaarden evenals regels in het arbeidsrecht. Maar waarom is het zo belangrijk om afspraken over arbeidsvoorwaarden vast te leggen? En wat als er geen richtlijnen zijn voor de invulling van deze voorwaarden?
Opstellen arbeidsvoorwaardenreglement
In de praktijk komen we regelmatig ondernemers tegen die klein zijn begonnen, maar langzaamaan uitgroeien tot een grotere onderneming. In de beginfase is de eigenaar meestal meewerkend voorman en de focus ligt vooral op hard werken. Medewerkers zijn vaak betrokken bij de bedrijfsvoering en er worden op individueel niveau afspraken gemaakt. Alle gemaakte afspraken leg je vast in de arbeidsovereenkomst of je verwijst hierin naar een wettelijke regeling, als je die onveranderd van toepassing laat zijn.
Naarmate de onderneming groeit, ontstaat de noodzaak om meer medewerkers in dienst te nemen. Wanneer een grootte van tussen de 26 tot 50 medewerkers is bereikt, ontstaat vaak de behoefte aan specialisten op deelgebieden. Dit zijn specialisten op het gebied van financiën, HR of een organisatie-specifieke specialisatie. Op dat moment van organisatieontwikkeling wordt het hebben van algemene arbeidsvoorwaarden belangrijk. Hoe meer medewerkers, hoe ingewikkelder het immers wordt om individuele afspraken te blijven maken. Niet alleen om dit te verantwoorden richting de medewerkers, maar ook om dit administratief bij te houden en te verwerken. Naast het opstellen van een arbeidsvoorwaardenreglement is dit ook vaak het moment dat in een personeelshandboek wordt geschreven wat voor deze organisatie geldende regels zijn op het gebied van bijvoorbeeld privacy, gebruik van ICT, openen en sluiten van het bedrijfspand etc.
Het vormgeven van arbeidsvoorwaarden gaat dan vooral om duidelijkheid, transparantie en gelijkheid, zodat er geen onduidelijkheden ontstaan met betrekking tot de primaire arbeidsvoorwaarden. Het is raadzaam afspraken omtrent loon, verlof, arbeidsduur, ontslag, etc. vast te leggen. Het is echter niet verplicht om een arbeidsvoorwaardenreglement of een cao toe te passen binnen de organisatie; je bent als ondernemer vrij om afspraken te maken met jouw medewerkers. Natuurlijk moeten afspraken wel passen binnen het wettelijk kader maar dat is de enige restrictie. De noodzaak voor goede, vastgelegde afspraken is met name evident op het moment dat er sprake is van een arbeidsgeschil. Er moet dan gerefereerd kunnen worden aan de gemaakte afspraak.
Verlopen cao
Ook wanneer arbeidsvoorwaarden vastgelegd zijn in een cao kunnen er complexe situaties ontstaan. Zo kan het voorkomen dat een organisatie aangesloten is bij een cao waarbij de onderhandelende partijen maar niet tot overeenstemming kunnen komen. Op enig moment is deze cao verlopen en kun je er niet meer aan refereren als basis voor de arbeidsvoorwaarden. Eigenlijk kom je dan als werkgever terecht in de situatie zoals hierboven beschreven; je moet van alle nieuwe medewerkers de arbeidsvoorwaardelijke afspraken vastleggen in de arbeidsovereenkomst. In een dergelijke situatie komt het regelmatig voor dat de werkgever blijft werken volgens de verlopen cao. Dit is echter niet rechtsgeldig. Daarnaast worden zaken die bij cao geregeld zijn niet meer bijgewerkt, zoals indexering van lonen. Hierdoor ontstaan er bij organisaties die eerder bij dezelfde cao aangesloten waren onderling verschillen. Het is daarom raadzaam om, bij het ontbreken van een cao, tenminste een arbeidsvoorwaardenreglement op te stellen. Je maakt een dergelijk reglement voor zowel de werkgever als de medewerker zodat beiden weten welke voorwaarden van toepassing zijn. Wijzigingen die worden doorgevoerd gelden dan ook voor iedereen.
Een trend die wij de laatste tijd steeds vaker tegenkomen in de praktijk zijn flexibele arbeidsvoorwaarden pakketten waarbij medewerkers zelf, binnen een bepaalde bandbreedte, hun arbeidsvoorwaarden mogen samenstellen. Juist omdat het arbeidsvoorwaardenreglement een flink boekwerk is, gebeurt dit steeds vaker digitaal. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld een app gebruiken waarmee ze snel en gemakkelijk hun weg kunnen vinden in de geldende arbeidsvoorwaarden.
Voor het opstellen van een arbeidsvoorwaardenreglement is het raadzaam zorgvuldig te werk te gaan. Aandachtspunten hierbij zijn bijvoorbeeld, maar niet uitputtend:
- Welke soorten arbeidsvoorwaarden zijn er? Primair, secundair, etc.
- Welke arbeidsvoorwaarden vind je als werkgever belangrijk om aan te bieden aan je medewerkers en wat is het idee/doel hier achter?
- De inhoud: werk deze uit! Wil je nog verschil maken op basis van functies of functiegroepen? Maak daarin dan ook een bewuste keuze.
- Check juridische juistheid
- Betrekken van OR, PVT of een projectgroep met medewerkers bij het proces
- Geldig maken van het arbeidsvoorwaardenreglement
Natuurlijk adviseren wij graag bij het opstellen van een arbeidsvoorwaardenreglement. Wij hebben hiervoor een gedegen aanpak waarbij we systematisch hele proces doorlopen. Samen komen we dan tot een mooi reglement, passend bij de wensen van uw organisatie!
Deze blog is geschreven door Erica Blaak