Arbeidsvoorwaarden zijn er in allerlei vormen. De ene werkgever pakt flink uit en de andere werkgever houdt het bij de basis. Hoe dan ook: arbeidsvoorwaarden horen bij een dienstverband. Er zijn diverse soorten arbeidsvoorwaarden en in de basis zijn ze op te delen in primaire arbeidsvoorwaarden, secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden. Een werkgever en medewerker maken bij de aanvang van een dienstverband altijd afspraken over onder andere loon, vakantiedagen, de werktijden en de urenomvang. Dit worden ook wel primaire arbeidsvoorwaarden genoemd. Daarnaast zijn er secundaire arbeidsvoorwaarden die bovenop het loon komen zoals een reiskostenvergoeding, verlofdagen, pensioenregeling, een opleiding, auto van de zaak en thuiswerk mogelijkheden. Dit zijn slechts een paar bekende voorbeelden. Andere mogelijkheden zijn bijvoorbeeld sporten via het werk, een sabbatical, een keuzebudget waarbij medewerkers zelf keuzes kunnen maken, een ov-jaarkaart zodat medewerkers vrij kunnen reizen voor zowel werk als privé, een fiets of een kinderopvangregeling. Kortom, de mogelijkheden zijn heel divers en kunnen per werkgever behoorlijk verschillen.
In de wet, en indien van toepassing in de cao, is vastgelegd waar een medewerker minimaal recht op heeft. Denk aan het minimumloon of het aantal vakantiedagen. Daarnaast is er gelegenheid voor de werkgever en medewerker om andere afspraken te maken, zolang ze maar niet ingaan tegen de wet (en de cao).
Vastleggen van arbeidsvoorwaarden
Hoe weet een medewerker welke arbeidsvoorwaarden voor hem van toepassing zijn? Zoals eerder vermeld, gelden in elk geval de bepalingen zoals opgenomen in de wet en indien van toepassing in de cao. Daarnaast worden arbeidsvoorwaarden in de arbeidsovereenkomst tussen werkgever en medewerker overeengekomen. Tevens is het gebruikelijk dat in de arbeidsovereenkomst wordt verwezen naar een arbeidsvoorwaardenreglement dat van toepassing is binnen de organisatie.
Medewerkers met verschillende arbeidsvoorwaarden
We horen regelmatig van werkgevers dat ze het lastig vinden dat hun medewerkers onderling verschillende arbeidsvoorwaarden hebben. Het is arbeidsintensief om de verschillende afspraken goed te administreren en adequaat te handelen. Tevens voelt het niet fair om medewerkers op diverse manieren te behandelen. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan verschillende afspraken over vakantiedagen, reiskosten of misschien wel over thuiswerken. Waarom zou je het zo ver laten komen als werkgever denk je misschien? Dat gaat in de praktijk vaak heel snel. Zodra een arbeidsovereenkomst is getekend zijn zaken voor langere tijd vastgelegd. Ben je bij het opstellen van de arbeidsovereenkomst niet alert genoeg, dan kan het maar zo zijn dat de gemaakte afspraken voor langere tijd van toepassing zullen zijn.
Wijzigen van arbeidsvoorwaarden
Op enig moment zullen werkgevers de behoefte krijgen om arbeidsvoorwaarden te moderniseren. Hoe pak je dit aan? Je kunt ten slotte niet zomaar de gemaakte afspraken negeren en iets nieuws introduceren. Hieronder worden de hoofdstappen weergegeven met een aantal focus gebieden per stap:
Inventariseren huidige situatie
- Welke verschillen zijn er in arbeidsvoorwaarden tussen medewerkers onderling?
- Hoe uit zich dit in de praktijk tussen medewerkers?
- Hoe uit zich dit in de administratie?
- Hoe en waar zijn afspraken vastgelegd?
- Is er genoeg urgentie om de arbeidsvoorwaarden aan te passen?
- Hoe is de medezeggenschap georganiseerd?
- Wat is het juridisch kader waar je mee te maken hebt in deze situatie?
Inventariseren gewenste situatie
- Hoe ziet het gewenste arbeidsvoorwaardenpakket eruit?
- Hoe wil je de arbeidsvoorwaarden vastleggen en beheren?
Plan maken om tot de gewenste situatie te komen
Afhankelijk van het juridische kader waar je mee te maken hebt, bedenk je welke volgorde van stappen passend is.
- Is het een goed moment om dit onderwerp nu aan te pakken?
- Hoe zorg je voor draagvlak binnen de organisatie?
- Hoe neem je de medezeggenschap mee?
- Heb je voldoende capaciteit in huis om deze stappen te doorlopen?
Bij deze stappen is het belangrijk om op te merken dat de stappen niet helemaal chronologisch uitgevoerd hoeven te worden. Om draagvlak te creëren voor het nieuwe arbeidsvoorwaardenpakket is het bijvoorbeeld raadzaam om al bij de start aandacht te besteden aan participatie van medewerkers. Medewerkers denken graag mee over de organisatie en passende arbeidsvoorwaarden. Betrek ze erbij!
Juridisch kader en tips
Het wijzigen van arbeidsvoorwaarden hoeft niet ingewikkeld te zijn, zolang je het maar met elkaar eens wordt. Daarvoor geldt contractsvrijheid: je mag met elkaar afspreken wat je wilt. Uiteraard is het altijd goed gemaakte afspraken over wijzigingen in arbeidsvoorwaarden schriftelijk vast te leggen. In de praktijk levert dit weinig problemen. Leg je dit echter niet goed vast, dan kan er discussie ontstaan op het moment dat de werkgever eenzijdig de arbeidsvoorwaarden wil wijzigen. Dat kan gaan over arbeidsvoorwaarden die schriftelijk overeen zijn gekomen, maar ook over arbeidsvoorwaarden die “stilzwijgend” bestaan, zogenaamde verworven rechten. Denk bijvoorbeeld aan een bonus die je al jaren uitkeert aan je medewerkers (zonder dat hieraan een regeling of afspraak ten grondslag ligt) en waarvan je besluit om dat dit jaar niet te doen.
Eenzijdig wijzigen van arbeidsvoorwaarden, mag dat zomaar? Nee, het uitgangspunt is dat dit niet mogelijk is, tenzij sprake is van zwaarwichtige belangen van de werkgever. Het moet dan gaan om zwaarwegende bedrijfseconomische of organisatorische omstandigheden, zoals een noodzakelijke reorganisatie of grote financiële moeilijkheden. Om hierop terug te kunnen vallen, moet eerst worden nagegaan of een wijzigingsbeding conform art. 7:613 BW is overeengekomen. Is dat het geval, dan is het aan de werkgever om aan te tonen dat er sprake is van zwaarwegende belangen. Dit is een zware toets: in de praktijk wordt niet snel aangenomen dat hiervan sprake is, ook niet wanneer de werkgever arbeidsvoorwaarden wil harmoniseren. In de praktijk wordt dit beding veelal toegepast bij collectieve wijzigingen van arbeidsvoorwaarden. De ondernemingsraad (OR) heeft overigens formeel geen rol in het eenzijdig wijzigen van arbeidsvoorwaarden, maar instemming van de OR kan wel extra gewicht in de schaal leggen, zo blijkt uit jurisprudentie. Instemming van de OR kan daarentegen wel verplicht zijn bij vaststelling, wijziging of intrekking van specifieke regelingen, op grond van artikel 27 WOR. Denk bijvoorbeeld aan een regeling op het gebied van personeelsopleiding, beloning of arbeidsomstandigheden.
Geldt er geen wijzigingsbeding, dan gaat de eenzijdige wijziging in beginsel niet door, tenzij de medewerker met het wijzigingsvoorstel instemt. Het kan zijn dat een medewerker toch zou moeten instemmen met een wijziging van arbeidsvoorwaarden in het licht van goed werknemerschap ex art. 7:611 BW. In de rechtspraak zijn hiervoor middels de arresten Taxi Hofman en Stoof/Mammoet toetsingscriteria ontwikkeld waarmee een eenzijdige wijziging toch gerechtvaardigd is:
- Is er sprake van gewijzigde omstandigheden die nopen tot een wijziging van de overeenkomst?
- Is het gedane voorstel tot wijziging van de overeenkomst in het licht van alle omstandigheden van het geval redelijk?
- Kan aanvaarding van het voorstel in redelijkheid van de medewerker worden gevergd?
Dit wordt ook wel de redelijkheidstoets genoemd en wordt vaak gehanteerd in individuele gevallen. Kunnen deze vragen met “ja” worden beantwoord, dan kan worden aangenomen dat een voorstel tot wijziging van arbeidsvoorwaarden redelijk is. Deze toets is echter minder praktisch bij collectieve wijzigingen, omdat je deze stappen dan per medeweker zou moeten toepassen.
Als laatste mogelijkheid is er nog de onaanvaardbaarheidstoets. Deze is gebaseerd op artikel 6:248 lid 2 BW. De werkgever moet dan aantonen dat er sprake is van zodanige omstandigheden dat doorgaan met ongewijzigde arbeidsvoorwaarden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is voor hem. In de praktijk komt het zelden voor dat een werkgever op basis hiervan een eenzijdige wijziging van arbeidsvoorwaarden kan doorvoeren.
Kortom, eenzijdig wijzigen van arbeidsvoorwaarden vraagt de nodige aandacht en kan tot hevige discussies leiden. Zorg dus dat je goed bent voorbereid en ga in gesprek met je medewerkers. Ervaring wijst namelijk uit dat het betrekken van medewerkers, of een afvaardiging hiervan, leidt tot een soepeler veranderingsproces en meer succes in de afwikkeling.
Deze blog is geschreven door Janneke Busser-Kanis & Annemarie van Beurden