Ontwikkeling is een terugkerend onderwerp in elke organisatie. Zo ook tijdens de jaarlijkse gesprekken tussen werkgever en werknemer waarin de vraag “Wat willen we dit jaar bereiken en hoe?” centraal staat. Of tijdens een verbetertraject, of wellicht in het licht van duurzame inzetbaarheid. Tegenwoordig wordt verwacht dat werknemers zich continu ontwikkelen: een leven lang leren. En van werkgevers wordt verwacht dit mede mogelijk te maken. Met ingang van de Wet werk en zekerheid (WWZ) is hiertoe in de wet ook de scholingsplicht opgenomen. Deze komt op meerdere plaatsen in het arbeidsrecht terug.
Waarom is deze scholingsplicht wettelijk vastgelegd? Zoals alle regels uit de WWZ is de scholingsplicht bedoeld om beter aan te sluiten bij de huidige dynamische en vergrijzende arbeidsmarkt. Deze ontwikkelingen vragen om wendbare en flexibel inzetbare werknemers. De regels in de WWZ zijn dan ook gericht op het vergroten hiervan, onder andere door de scholingsplicht.
Ontslagrecht
Mobiliteitsbevorderend ontslagrecht, zo noemt de regering het ontslagrecht dat op 1 juli 2015 in werking is getreden. Mobiliteit is ingebouwd in het ontslagrecht middels de herplaatsingsplicht bij ontslag:
“De werkgever kan de arbeidsovereenkomst opzeggen indien daar een redelijke grond voor is en herplaatsing van de werknemer binnen een redelijke termijn, al dan niet met behulp van scholing, in een andere passende functie niet mogelijk is of niet in de rede ligt.”
Werkgevers die een werknemer moeten ontslaan, moeten er zeker van zijn dat zij de werknemer geen andere positie kunnen aanbieden binnen de organisatie. Dat de betreffende persoon niet voldoet aan andere functie-eisen, is geen goed excuus: een werkgever moet zijn werknemer scholing aanbieden als dat nodig is om een andere passende functie in de organisatie te kunnen bekleden en daarmee ontslag te voorkomen. Maar, hoe ver moet een werkgever gaan? Daarvoor geldt de maatstaf van redelijkheid. De afweging van de werkgever moet enerzijds bestaan uit de inspanningen die nodig zijn en de eventuele (scholings-)kosten die herplaatsing met zich mee zouden brengen en anderzijds de belangen van de werknemer.
Voor wat betreft de redelijke termijn waarbinnen een werknemer moet worden herplaatst met behulp van scholing, kan worden gekeken naar de duur van de opzegtermijn die voor de werkgever zou gelden. Hoe langer de opzegtermijn, hoe langer de werkgever de tijd krijgt om een werknemer te herplaatsen. Aangezien de opzegtermijn afhankelijk is van de duur van een dienstverband, worden meer inspanningen van een werkgever verwacht naarmate het dienstverband langer heeft geduurd.
Scholingsplicht werkgever
Werkgevers zijn sinds 1 juli 2015 wettelijk verplicht om werknemers (om)scholing aan te bieden wanneer dat nodig is voor de functie of een toekomstige functie. De werkgever moet dus zorgdragen voor de scholing van zijn werknemers:
“De werkgever stelt de werknemer in staat scholing te volgen die noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn functie en, voor zover dat redelijkerwijs van hem kan worden verlangd, voor het voortzetten van de arbeidsovereenkomst indien de functie van de werknemer komt te vervallen of hij niet langer in staat is deze te vervullen.”
Deze scholingsplicht geldt voor scholing die gericht is op het vervullen van de eigen functie van de werknemer of het vervullen van een andere functie binnen dezelfde organisatie als de eigen functie niet langer kan worden verricht. Dit laatste hangt samen met de hiervoor genoemde scholingsplicht in het ontslagrecht. De werkgever is in beide situaties verplicht om in ieder geval de scholing te financieren. Uiteraard kunnen los hiervan nog terugbetalingsafspraken worden gemaakt in een studiekostenbeding. Let wel: een dergelijke terugbetalingsverplichting geldt alleen wanneer de arbeidsovereenkomst eindigt op verzoek of initiatief van de werknemer.
In sommige situaties is het enkel financieren van de scholing echter onvoldoende. Uit jurisprudentie blijkt namelijk dat ook het ‘treffen van noodzakelijke maatregelen van organisatorische aard’ onderdeel kan zijn van deze verplichting. Hiermee wordt bedoeld dat de werkgever letterlijk een werknemer in staat moet stellen om scholing te volgen, namelijk mogelijk te maken dat een studie tijdens werktijd kan worden gevolgd.
Transitiekosten en inzetbaarheidskosten
Met invoering van de WWZ is het ook mogelijk om bepaalde kosten die een werkgever ten behoeve van ontwikkeling heeft gemaakt, in mindering te brengen op de transitievergoeding. Deze maatregel is bedoeld om werkgevers te prikkelen om tijdens het dienstverband te investeren in bredere ontwikkeling van de werknemers in het kader van hun toekomstige arbeidsmarktpositie.
Niet alle scholingskosten kunnen in mindering worden gebracht op de transitievergoeding. Het moet hierbij gaan om transitiekosten en inzetbaarheidskosten. Wat dat precies inhoudt, is wettelijk vastgelegd:
- Transitiekosten zijn kosten van maatregelen die het vinden van een andere baan bij (dreigend) ontslag bevorderen. Denk hierbij aan een outplacementtraject.
- Inzetbaarheidskosten zijn kosten van maatregelen die de inzetbaarheid van werknemers op de arbeidsmarkt verbreden. Dat betekent dus dat enkel de kosten die gemaakt zijn voor bredere inzetbaarheid van de werknemer buiten de organisatie van de werkgever, aftrekbaar zijn op de transitievergoeding. Een voorbeeld hiervan is een niet-werkgerelateerde cursus.
Zowel transitiekosten als inzetbaarheidskosten kunnen pas in mindering worden gebracht op de transitievergoeding wanneer de werknemer hier schriftelijk mee heeft ingestemd, voordat de kosten zijn gemaakt. Daarnaast geldt de voorwaarde dat deze kosten binnen vijf jaar vóór de einddatum van de arbeidsovereenkomst moeten zijn gemaakt.
Tips voor in de praktijk
Wat leren we hiervan? Het is uiterst belangrijk om met je werknemers in gesprek te gaan en blijven over hun persoonlijke ontwikkeling en opleidingsbehoeften. Mogelijkheden tot ontwikkeling kunnen ook ontstaan op verzoek van de werkgever, bijvoorbeeld in het kader van een verbetertraject voor een disfunctionerende werknemer, of om bepaalde organisatiedoelstellingen te behalen. Kortom, er zijn tal van redenen om actief aandacht te besteden aan ontwikkeling van je medewerkers. De wettelijke scholingsplicht versterkt dit nog eens. Maak verder goede en duidelijke afspraken met je medewerkers over scholingsactiviteiten, en neem dit alles op in het personeelsdossier.
Deze blog is geschreven door Annemarie van Beurden